申請承認が最短1日に短縮!
データベースを整えたら
効率化と戦略に繋がった。

総務局
新井 一央 様

全日産・一般業種労働組合連合会

事業内容
労働組合

人事情報のデータベースを整えて効率化に繋げたかった。

- HRオートメーションシステム「sai*reco」(以下、サイレコ)を導入される以前、どのような課題がありましたか。

私たち全日産・一般業種労働組合連合会(以下、日産労連)は、全国7カ所にある地域本部を含む9カ所の拠点を持っています。以前は人事情報をExcelやWordで管理し、データ化していない紙の資料も多数保管していました。そのため拠点をまたぐ申請等のやり取りに時間や費用を要したり、必要な資料を探す手間がかかったりと、効率の悪さに課題を感じていたのです。

そこで、今後のためにも情報のデータベースを整えて効率化に繋げようと考えました。

システムに詳しくなくても無事に導入・運用できた。

- 複数の人事情報管理サービスの中から、サイレコを選んでくださった決め手を教えてください。

3社のサービスを比較検討したのですが、アクティブ アンド カンパニーの営業担当者の方の対応やレスポンスが一番丁寧で迅速だったので、最初から信頼感を持つことができました。私自身システムにそれほど詳しくなく、無事に導入・運用できるか心配でしたが、親身に対応していただきありがたかったです。

システムの内容で言うと、人事情報の管理だけでなく評価機能やワークフローの申請承認がサイレコ上で完結する点や、勤怠管理システムとの連携ができるといった柔軟さが魅力でしたね。さらに、費用面でも優位性があったためサイレコの導入を決めました。

拠点をまたぐ申請承認が、1~2週間から最短1日に短縮!

- サイレコの運用を始めて、どういった点が改善されましたか。

人事情報に関する書類がほぼ電子化できたおかげで、大幅なペーパレス化に繋がりました。 日産労連の場合、常任委員が1期2年で入れ替わるため、紙で増え続ける情報をデータ化できたことは大きな変化です。

また全国の拠点から申請される書類に関しても、以前は承認するまで1~2週間かかることもありましたが、今はサイレコのワークフロー機能により早ければ即日完了します。20種類以上あった紙での申請書管理が効率化されたことで、感覚としては約80%の時間や労力が軽減されたと思います。特にリモートワーク中には、その利便性を実感しました。

- 評価機能や、勤怠管理システムとの連携についてはいかがでしょうか。

先日、サイレコを使った初めての目標設定を実施したのですが、システム上でシート配布・回収・保管ができ、管理しやすくなったと感じました。弊会には、月例賃金とボーナスとの2種類の評価があるので、今後もうまく進捗管理に活用していきたいです。ただ、ユーザー側としてはまだ紙面で確認する習慣が残っているようなので、少しずつ切り替えていければと思います。

勤怠管理システムに関しては、設定代行サービスを利用することで、初期設定の手間がかなり省けました。新型コロナウイルスの影響で出勤できない期間が続いたため、運用開始が遅れることも予想されましたが、導入・運用担当者の方が積極的にタスク管理を促してくださったので、期日通りに運用を開始できる見通しが立ちました。

初期設定がネックという人事担当者の方は多いと思うので、こういった設定代行サービスはとても心強いと思います。

システムに限らず、人事分野を熟知した対応。

- どのような組織に、サイレコをおすすめだと感じますか。

紙文化からの脱却を進めたい組織や、自社独自のシステム構築にコストをかけられない組織におすすめだと思います。他にも、人材の入れ替わりが激しいところや、定型業務の効率化を図りたい組織にも助かる機能が豊富です。実際に私も作業の効率が上がり、情報を一元管理するメリットを感じています。

また、アクティブ アンド カンパニーさんは人事管理システムに限らず、人材育成や人事制度といった分野も熟知されていらっしゃるので、弊会の複雑な人事制度をすぐ理解した上で対応してくだったこともおすすめできる点です。

精査しやすくなった情報をもとに、戦略を練っていく。

- 最後に、今後の展望や目標などをお教えください。

まずはデータベースをしっかり作り込み、定着させていくこと。そして情報を見える化させることで、より評価の公平性を高めていきます。次の展望は、人材育成情報をサイレコとうまく連携させることです。その一環として、御社のオンラインカレッジ(公開型研修)の受講も推進し、ユーザーがより自発的に能力開発に取り組める環境を整備していきます。

今回、人事情報をすべてシステム化するにあたり大変なこともありましたが、結果として業務の棚卸しができ、埋もれていた情報の発見にも繋がりました。
今後は、精査しやすくなった情報をもとに、将来に向けた戦略を練っていきたいです。

- 本日は、ありがとうございました。

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