【ミニ調査】実態から見る！人事情報管理・活用の落とし穴
貴方の会社では、人事情報の管理を行っていますか？
情報は全て人事部長の頭の中に・・・ということはありませんでしょうか？
情報システムが発達した昨今ですから、エクセルやアクセスなどのソフトを使うだけでなく、「人事管理システム」などを高いコストをかけて導入し、人事情報を管理している企業も少なくないと思います。
昔は面倒だった集計や計算も、今ではシステムのボタンを押せば、ほんの数秒でやってくれるわけですから、言ってしまえば現代は、情報の分散・散逸の心配なく、人事情報を扱う素地が整っているということになります。
しかし、素地が整っているからといって、実際に人事情報を管理・活用できているとは限りませんよね。エクセルが上手く扱えなかったり、導入したシステムの一部しか使っていなかったり、といったことはありませんでしょうか。
実際はどの程度、管理・活用できているのでしょうか。
弊社が、実施している人事情報の管理・活用に関するアンケート(人事担当者54人が回答)から実態を覗いて見ましょう！
■人事評価の履歴を管理していますか？
・管理している・・・43人(79.6％)
・管理していない・・・11人(20.4％)
■過去の人事評価の履歴が活用されていますか？
・活用されている・・・29人(53.7％)
・活用されていない・・・25人(46.3％)
■人事異動やプロジェクト経験の履歴が管理されていますか？
・管理されている・・・37人(68.5％)
・管理されていない・・・17人(31.5％)
■過去の人事異動やプロジェクト経験の履歴が活用されていますか？
・活用されている・・・21人(38.9％)
・活用されていない・・・33人(61.1％)
情報の「管理」という点では、実に4分の3前後の企業ができているのに対して、「活用」ということになると、半分近くまで減っています。
特に"人事異動やプロジェクト経験の履歴の活用"という部分においては、活用できている企業が半分以下という結果がでています。
◎どうやら「管理」しているものの、「活用」はうまくいっていないようですね。
確かに活用となると、システムの機能を使うのではなく、業種・業界や職種など自社固有のものだからと人の記憶に基づいていたり、他の企業特有の方法があったりするのかもしれません。
しかし、本当にシステムの機能面や企業固有のものが原因なのでしょうか。
多くの企業の人事の方から、以下のように人事情報を活用したいという声（＝ニーズ）をよく耳にします。
・今までの履歴から各社員の最適なキャリア計画を立てたい
・研修履歴を管理して、研修の統廃合を進めたい
でも、実際に着手してみたけれど・・・
結局活用すべき情報がわからずに行き詰ってしまったという声も多くあります。
これは多くの場合、ニーズの根底にある目的が曖昧なことが原因のようです。
一見、履歴から最適なキャリア計画を立てることも、研修の統廃合を進め、無駄な研修をなくすことも、それ自体の効果も道筋も明確に見えます。
しかし、どのような視点からそのニーズが発生しているのかによって、何の情報をどのように活用するのかが変わってくるのです。
例えば、研修履歴を管理して、研修の統廃合を進めたいというニーズに対しては、以下のような視点があることが分かります。
・部門のコスト削減のため(部門レベル)
・会社全体で最適化を図るため(会社レベル)
・ビジネス環境に合わなくなった研修の撤廃のため(現状の課題を解消)
・今後ビジネスを展開していく上で必要な研修を新たに設けるため(今後の課題を解決)
上記以外にも、もっと別の視点もあるかもしれませんが、上記のそれぞれの視点に立ち、情報の活用方法を考えるだけでも、必要な情報も、分析の仕方もそして、統廃合後の研修内容も変わってくるのではないでしょうか。
人事情報を活用する際、システムがあると、とりあえず活用してみたくなる誘惑に駆られがちです。
でも、ちょっと待ってください。
まずはそのニーズが、何の目的で、どの視点の課題を念頭に置いているのかという、そもそもの目的を明らかにしましょう。
そうすることで、活用すべき情報が何なのかが明らかになるはずです。
