リモートワークでもできる!
定型業務を効率化し戦略的な
人事管理部になる

代表取締役
谷口 晋也 様

株式会社シンフィールド

事業内容
マンガマーケティング事業、Webマーケティング事業、メディア事業 など

Excelや紙ベースの情報管理を電子化させたかった。

- 人事管理システムの導入を考え始めたきっかけを教えてください。

最初のきっかけは、給与明細の電子化です。それまで紙明細だったのですが、特に紙のニーズがあるわけでもなくコストもかかっていたので、給与明細を電子化するシステムを検討し始めました。

ですが給与を担当している管理部門全体の業務改善を考えた時、他にも入社手続きや社員情報の管理など、紙やExcelで管理しているものが多かったため、これを機に幅広くデジタル処理できるシステムを導入することにしたのです。

豊富な機能をスムーズに導入することができた。

- 数あるシステムの中から弊社の「サイレコ」に決定した決め手を教えてください。

様々なシステムとの連携が可能で、工数削減につながる機能が豊富なことが魅力でした。当社は東京本社以外にも福岡と高知にも支社があるのですが、管理部は本社にしかありません。ですから雇用契約書などの書類に不備があった場合は、郵送し直すなどの手間がかかっていました。サイレコを使えばそういった工程がほぼ電子上でできる上、給与明細に関しても社労士との連携がスムーズだったため導入を決定しました。

実際に導入作業が始まってからも、アクティブ アンド カンパニーの担当者さんには迅速かつ丁寧に初期設定をサポートしていただきました。「営業して終わり」ではなく、導入サポートがしっかりしていて、社労士との専門的なやり取りに同席して進めてくれるなどのフォローがありがたかったです。おかげで思ったよりスムーズに導入でき助かりました。

工数が減り、余った時間を戦略立案へ。

- 実際にサイレコを運用してみて、感想はいかがでしょうか。

本年度から新入社員の入社手続きをすべてサイレコ上で行い、工数が減ったことを実感しています。特にアラート機能が便利でした。入社して3ヶ月の試用期間の後、雇用形態の見直しで再度契約を結ぶ必要があります。あらかじめアラートを設定しておき、適切なタイミングでフォローできるため助かっています。また日常の業務においても、これまで管理部門2名で全社員を担当していたため手一杯だったのですが、自動化できる部分が増えたことで時間に余裕が出てきました。

私がおこなっていた人事業務全般も、最近では新卒採用部分を管理部に任せられるようになり、戦略的な時間の使い方ができるようになったと感じています。
またサイレコは、操作画面のUI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすく、アラート設定などの細やかな機能も充実しているので重宝しています。

リモートでもスムーズに情報共有、契約手続きができる。

- 今年の入社時期はリモートワークが増えた時期だと思いますが、連携はいかがだったでしょうか。

今年の4月は、新型コロナウイルスの影響で管理部門も出社を控えリモートワークになっていました。ですが、サイレコを使って書類のやり取りや情報共有ができたので、特に問題なく業務にあたることができ助かりました。ちょうど新任の担当者に変わったばかりだったのですが、情報がすべてクラウド上にあったのでスムーズに連携が取れた点も良かったです。以前のようなアナログ管理を続けていたら、業務に支障が出ていたと思います。おかげで採用活動の方もほぼ計画通り進められています。

また、クライアントとの契約締結においてもクラウド上で完結できたため、自粛期間であっても受注が大きく遅延することはありませんでした。本格的なリモートワーク時代を前に、サイレコを導入しておいて本当に良かったと思います。

- どのような企業や組織にサイレコはおすすめだと思いますか?

当社のように、拠点が複数ある企業や契約手続きを効率よく進めたい企業、退職者を含め人材情報を一元管理したい企業などにおすすめです。また、定型業務を見直して他の活動に時間を充てたい企業にとっては、助かる機能が多いと思います。

社員の成長、生産性向上を後押ししたい。

- 今後、サイレコを用いてどのような展望をお考えでしょうか。

管理部門に関して言うと、「人材を管理する」だけの仕事ではなく「経営を管理する」くらいまで飛躍できたらと思っています。そのためにも定型業務はなるべく自動化し、その分戦略的な視点を育てていきたいです。

会社全体としては「当たり前を創り出す」というビジョンを掲げていますので、今までにないものを創り出して世の中の当たり前にしていくためにはまだまだ規模を大きくしていく必要があります。そのためには、賛同してくれる仲間を増やしていくだけでなく、働きやすい環境作りや社員の満足度を高める整備も不可欠です。今回導入したサイレコを基盤としたツールを活用しながら、「どうすれば社員を管理できるか」ではなく、「どうすれば生産性を高めて一人ひとりが成長していけるだろうか」とういう目線を大切に、ビジョンを叶えていきたいと思います。
闇雲に制度設計や教育を取り入れるのではなく、われわれが持っている人事データに“価値”を見出すことで、より筋肉質で強固な組織になっていきたいと思います。

- 本日は、ありがとうございました。

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