導入事例 | 東京建物キッズ株式会社

基準日設定で過去データの抽出が1分で完了。 資料作成時間が大幅に短縮できました。

管理部

事業内容
保育施設の開発・運営

職員数が増加するにつれ手動の管理に限界を感じた。

今回、東京建物キッズ様にはHRオートメーションシステム「sai*reco」(以下、サイレコ)を導入させていただきました。導入以前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか。

一番の課題は、膨大な人事情報をアナログで管理することに限界が出始めていたことです。以前はほとんどがExcelや紙面での管理で、手入力する必要もあり手間や時間をとられていました。加えて管理しきれない細かな情報などは、担当者の記憶頼りになっていたんです。職員数も増加し、いよいよ記憶だけでは限界になってきたため、人事管理システムを探し始めました。

補助金申請に必要なデータ抽出が簡単にできる。

多くのツールの中からサイレコを選んでいただけた決め手を教えてください。

複数の会社に問い合わせ、システムの説明を受けたり実際にデモを試したりしましたが、サイレコが特に魅力的だと感じた点は、基準日設定機能があることでした。私たち保育事業は補助金を活用する事業ですので、行政に提出する書類を頻繁に作成する必要があります。そんなとき、基準日設定で情報を探せばすぐに必要な日付の該当データを取り出すことができるので、便利だと感じました。この機能を使えば、たとえば去年の4月1日時点で誰がどの部署にいたか、産休中の職員は何人いるか、といったデータがすぐにわかります。以前はこうした書類作成にかなりの労力を割いていたので、改善につながるという期待が持てました。それ以外にも、サイレコは人事管理に必要な機能を十分備えていて、価格も抑えられるため、導入を決めました。

導入したサービス

HRオートメーションシステム sai*reco(サイレコ)

特徴

    1.人事情報の一元管理で作業効率向上

    2.自社に合わせた管理項目やワークフローを作成可能

    3.過去の日付時点での組織状態を保持し、即座に呼び出し可能

    4.人事の定型業務を自動化しペーパレス化と時間削減に貢献

入社手続きがオンラインで完結でき承認フローの時間短縮につながった。

サイレコの運用が始まって、どのような変化や効果を感じていらっしゃいますか。

まずは、期待していたとおり基準日設定機能で即座に情報を取り出せるようになり、業務スピードが上がりました。以前は、必要な情報を集めるまでに沢山のExcelファイルや紙をひろげて収集しなければなりませんでしたが、今はたった1分でデータ抽出できます。書類作成のスピードが上がれば、その後のプロジェクトの動きもスムーズになるので本当に助かっています。また、管理者としては職員の正確な情報が迅速に収集できる点もうれしいです。特に入社に関する作業は、郵送で書類やりとりしていた頃よりかなり楽になりました。サイレコのワークフロー機能を使い、記入できたものから提出してもらっているので、回収のスピードが違います。未提出書類の把握もしやすくなり、心理的な負担も減った気がします。おかげで入社する頃には、ほとんどの書類がそろっている状態になりました。

情報収集や管理のしやすさを実感していただけてうれしいです。その他に、アナログ管理が解消されたことでどのような効果を感じていらっしゃいますか?

ワークフローの途中経過がわかるようになり、書類紛失の心配がなくなりました。また、各事業所から郵送してもらう必要もなくなったので、郵送費の削減にもつながっています。毎月20~30個のワークフロー申請があったとして、約1万円はコスト削減できている試算です。

また、各部署からの人事情報に関する問い合わせが減りました。サイレコ上に権限を付けた上で情報を掲載しているので、どの部署からでも業務に必要な部分のみ調べることができます。人事担当者も、各部署の担当者にとっても、お互い手間の削減になったと思います。

最近は在宅勤務者も増えているので、場所を選ばず情報にアクセスできる環境が整って助かりました。

全職員にとってメリットを感じる工夫を。

今後の東京建物キッズ様の目標を教えてください。

サイレコを導入してから、各部署や事業所の管理者、そして我々管理部はたくさんのメリットを感じています。一方、現場で働く職員にとっては特段メリットを実感しづらいのが現状です。

ですが、情報の迅速な収集や正確な管理・蓄積は、巡り巡って必ず職員のためになるはず。全職員にメリットを実感していただけるように、管理部としては使用方法のサポートや、サイレコの更なる活用に力を入れていきます。

そして、ゆくゆくは職員のモチベーション向上につながる人事評価制度を構築していきたいです。そのためにも、サイレコを基軸とした戦略的な人事管理を進めていこうと思います。

 

本日は、ありがとうございました。

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